Pour mieux appréhender les possibilités de Smartsheet, rien de tel que l'exemple.
Je vous propose donc de gérer un plan d'actions sous Smartsheet.
Les cinq feuilles que vous allez pouvoir consulter aujourd'hui :
1- Plans d'actions
2- Objectifs-Pilotes-Echéances-Indicateurs
3- Equipe projet
4- Budget projet
5- Suivi des risques
Cette liste sera complétée petit à petit par d'autres outils et tableaux utiles dans le cadre de la gestion de projet, mais il y a déjà là de quoi gérer pas mal de problématiques simples.
Pour avoir une première vision des outils, vous pouvez visualiser des copies d'écran sur les liens suivants :
Pour accéder à la totalité des fonctionnalités Smartsheet, il faut que je vous autorise à entrer dans un espace de travail partagé. Pour cela, merci de compléter le formulaire accessible par le lien suivant qui me permettra de vous ajouter aux membres (pour info, ce formulaire est aussi créé à partir de Smartsheet, c'est une autre fonctionnalité que je vous présenterai ultérieurement...) :
Après cette saisie, vous recevrez un mail avec un lien pour accéder à l'espace partagé. Sur cet espace, vous aurez donc accès aux cinq onglets précédemment listés, vous pourrez directement modifier, tester, changer les règles de formatage, ajouter du texte ou des colonnes, rien ne vous sera interdit.
Attention, tous les jours, je remettrai les onglets sous leur forme originale, donc si vous voulez utiliser mes fichiers et conserver vos modifications, vous devez vous inscrire comme utilisateur sur Smartsheet (c'est gratuit les 30 premiers jours, les tarifs commence à 13.25$ par mois) en suivant le lien :
Attention, tous les jours, je remettrai les onglets sous leur forme originale, donc si vous voulez utiliser mes fichiers et conserver vos modifications, vous devez vous inscrire comme utilisateur sur Smartsheet (c'est gratuit les 30 premiers jours, les tarifs commence à 13.25$ par mois) en suivant le lien :
Une fois que vous serez inscrit, vous aurez la possibilité d'enregistrer mes tableaux sous votre nom et donc de conserver vos modifications personnelles.
Quelques fonctionnalités intéressantes à décrire :
A voir dans [1 - Plans d'Actions] :
Élément central et certainement le plus utilisé dans le cadre d'un projet, cet onglet présente le planning de vos actions. Grâce à Smartsheet, les dates de début et fin d'actions génèrent directement le diagramme de Gantt, et vous noterez que chaque date de fin d'une séquence est définie par la date de fin de la dernière étape achevée.
Vous pouvez basculer sur 3 vues différentes :
- Tableur
- Gantt
- Agenda
Pour cela, utilisez les icônes dans la barre d'outils à gauche :
Vous pouvez visualiser l'agenda de votre projet en superposition de votre agenda personnel ; pour cela, quand vous êtes en vue Agenda, utilisez les icônes suivants selon votre besoin :
A voir dans [1 - Plans d'Actions] [4 - Budget Projet] [5 - Suivi Risques] :
Vous pourrez noter que Smarsheet permet l'utilisation de mise en forme conditionnelle, par exemple en barrant les actions réalisées ou en changeant la police des actions dont la date de fin prévue est dépassée. Vous pouvez visualiser et modifier ces règles de mise en forme, en cliquant sur l'icône suivante :
A voir dans toutes les feuilles :
Smartsheet permet la publication sur le web (avec des modes lecture seule ou lecture/écriture) et plusieurs modes de partage, à découvrir dans le bas de la fenêtre :
Dans cette barre d'outils, vous avez aussi la possibilité de gérer les différentes alertes, pièces jointes ou discussions liées à votre feuille de travail. Un bouton formulaire vous permet de créer une saisie en ligne sur votre feuille mais je reviendrai sur cette fonctionnalité dans un prochain post.
Une autre fonctionnalité qui s'applique à toutes les feuilles, le suivi des modifications en cliquant sur cette icone :
Smartsheet va mettre en surbrillance toute modification effectuée sur la plage de temps que vous aurez choisie.
Beaucoup d'autres fonctionnalités sont accessibles, je vous laisse les découvrir, et je reviendrai sur certaines avec d'autres exemples.
Je suis à votre disposition pour :
- Des explications supplémentaires.
- Une formation sur site ou par Web conférence sur cet outil pour vous ou vos collaborateurs.
- La création de feuilles Smartsheet adaptées à vos besoins.
- Une formation pour vous ou vos collaborateurs sur les notions de plans d'actions, objectifs, indicateurs d'objectifs, suivi des risques...
N'hésitez pas à me contacter : philippe.libaud@abe-services.com.
Bonne découverte.
PS :
Bonne découverte.
PS :
- N'hésitez pas à m'envoyer vos commentaires si ce post ou les feuilles Smartsheet vous paraissent inexactes ou incompréhensibles.
- Si vous souscrivez à une licence Smartsheet, merci d'indiquer mon mail comme personne référente, cela me permet d'être soutenu par Smartsheet dans ma démarche.
